Huidige situatie
De huidige expeditiemodule is ontworpen werkt er vanuit gaande dat de expeditie vanuit het eigen bedrijf wordt gedaan. Voor klanten die hun centrale magazijn en expeditie willen uitbesteden aan een derde partij is de expeditie functionaliteit nu ongeschikt.
Nieuwe situatie
Het is nu mogelijk de expeditie module te gebruiken in samenwerking met een derde partij die de expeditie regelt.
In Bedrijfsconstanten ACTO-MAG (MAG993) dient een nieuw veld ‘Expeditie via derde partij’ op ‘J’ gezet te worden om gebruikt te kunnen maken van deze functionaliteit.
Deze instelling overrulet de volgende instellingen, die vervolgens de volgende waarde krijgen en niet meer aangepast kunnen worden:
- Expeditie zonder levering ‘Nee’
- Vrijgeven voor expeditie ‘Nee’
Als de bedrijfsinstelling ‘Expeditie via derde partij’ op ‘J’ staat, dan:
- Moet een bestelorderregel verplicht een artikelcode hebben om geaccordeerd te worden.
- Kan extern besteld materiaal (inkooporder) zonder dat het ontvangen is opgenomen worden in een expeditieorder, maar deze kan alleen geaccordeerd worden als de ontvangst geboekt is.
- Dient materiaal besteld bij het magazijn juist niet uitgeboekt te zijn, omdat de magazijnboeking achteraf plaatsvindt. De expeditieorder wordt eerst geaccordeerd, waarna deze wordt aangeboden aan de derde partij.
Deze partij pickt de order en verzendt deze.
Pas als Acto hiervan een bevestiging ontvangt wordt de expeditieorder op verzonden gezet en de magazijnboeking gedaan. Er wordt maar 1 antwoord verwacht op een ‘export’-bericht.
Regels of aantallen die niet bevestigd worden, worden weer ‘open’ gezet en zullen in een nieuwe expeditieorder moeten worden opgenomen. De huidige expeditieorder wordt altijd ‘afgerond’. Niet uitgeleverde regels worden op nul gezet en niet verwijderd.
- Is het niet meer toegestaan magazijnboekingen te doen in Overige ontvangsten en afgiften (MAG011) en Materiaalafgifte projecten (MAG110) tenzij het een overboeking tussen automagazijnen is of ,in overleg met de derde partij, voorraadcorrecties.
- Dienen alle magazijnreserveringen via een bestelorder te worden gedaan. Incidentele uitgiften zonder bestelorder zijn niet meer toegestaan.
- Wordt voor auto-magazijnbevoorradingen een bestelorder aangemaakt, maar is het niet meer nodig een expeditieorder te maken. Deze bestelorders worden via een auto-taak periodiek als export aangeboden aan de derde partij.
- Worden negatieve bestelorders van project terug naar het hoofmagazijn, via een replenish-bericht aangeboden aan de derde partij. Dit noemen we een RETURN. De derde partij stuurt hiervoor een inbound-bericht, dat verwerkt wordt via butlerd-taak Import return en crossdock verwerkinge (MAG300C6), waarbij de een voorraadboeking wordt gedaan.
- Worden negatieve bestelorders van project terug naar de leverancier, via een replenish-bericht gecombineerd met een export-bericht aangeboden aan de derde partij.
Dit noemen we een CROSSDOCK. De derde partij stuurt hiervoor een inbound-bericht en een pickship-bericht. Met beide berichten wordt niets gedaan in ActoProject.
De functionaliteit die ontwikkeld is voor het communiceren met de derde partij is:
- Autotaak Export bestelorders naar derde partij (LPM201C9)
Deze taak exporteert:- Project bestelorders gericht aan een leverancier, met als afleveradres de derde partij (dit is een distributierelatie die wordt opgegeven in Instellen bedrijfsconstanten ACTO-UVS (UVS993)).
- Retourbestelorders (negatieve) waarbij voorraad terug komt in het magazijn, of materiaal terug moet naar de leverancier (Return en crossdock genoemd).
- Bestelorders voor auto-magazijnbevoorrading, die in de vorm van een export worden aangeboden, zodat hiervoor geen expeditieorders meer gemaakt hoeven te worden.
- Deze taak maakt per bestelorder een csv-bestand welke op een afgesproken netwerk-map geplaatst wordt.
- Importeren goederenontvangst Acto-Project <– BPA (INK813C1)/Goederenontvangst magazijnbeheer (MAG028C1)
Zodra de derde partij de ontvangsten geboekt heeft, wordt dit terug gemeld aan ActoProject door een csv-bestand te plaatsen op een afgesproken netwerk-map. Voor de verwerking wordt gebruik gemaakt van standaard software (Importeren goederenontvangst Acto-Project <– BPA (INK813C1) en Goederenontvangst magazijnbeheer (MAG028C1)). Dit geldt ook voor de retouren (return) en crossdocks. De retouren worden eruit gefilterd en apart aangeboden aan butlerd (Import return en crossdock verwerkinge (MAG300C6)) en verwerkt. De crossdocks hoeft niets mee gedaan te worden in ActoProject.
- Expeditieorders beheren (MAG300) lijst 3 (na accorderen expeditieorder)
In Expeditieorders beheren (MAG300) worden de expeditieorders voorbereid.
Extern geleverde goederen moeten verplicht ontvangen geboekt zijn door de derde partij om deze op te mogen nemen in de expeditieorder.
Voor magazijnreserveringen geldt dat de uitgifte pas plaatsvindt nadat de expeditieorder geaccordeerd is. Bij het accorderen van een expeditieorder wordt een taak gestart die een cvs-bestand aanmaakt en plaatst op een afgesproken netwerk-map.
- Import georderpickte expeditieorders (MAG300C5)
Zodra de derde partij de expeditieorder georderpickt heeft en verscheept, dan sturen zij een csv-bericht dat zij op een afgesproken netwerk-map plaatsen.
ActoProject verwerkt dit csv-bestand via taak Import georderpickte expeditieorders (MAG300C5), waarbij de magazijnuitgifte wordt geboekt en de expeditieorder op verzonden gezet wordt, waarbij, indien ingesteld, een kopie verstuurd wordt aan de projectleider.
De niet verscheepte aantallen worden in mindering gebracht op de expeditieorder en komen weer open te staan om te expediteren. De expeditieorder zelf wordt altijd afgesloten.
ActoProject verwacht altijd maar 1 pickship bericht per EXPORT.
Als de derde partij een regel helemaal niet aanbiedt, dan wordt het aantal op nul gezet en de regel in zijn geheel weer open gezet voor expeditie.
Deze taak kan ook omgaan met pickship berichten van bestelorders voor bevoorrading van automagazijnen.
Hiervoor worden geen expeditieorders meer aangemaakt.
Bij de verwerking van de pickship wordt daarom niet de expeditieorder, maar de bestelorder bijgewerkt en een magazijn-overboeking aangemaakt.
Pickship berichten van een crossdock worden genegeerd, omdat daarmee niets gedaan hoeft te worden in ActoProject.
- Import return en crossdock verwerkinge (MAG300C6)
De derde partij verzendt ook inbound-berichten als antwoord op een negatieve bestelorder voor retouren van project naar hoofdmagazijn (RETURN).
Hiervoor dient een magazijnmutatie aangemaakt te worden in ActoProject.
Dit wordt geregeld met deze butlerd-taak.
Het inbound-bericht wordt in een voorportaal opgevangen (buiten de standaard software om) en als return-bericht aangeboden in de daarvoor bestemde butlerd-map op het netwerk.
Waarde analyse
Continuïteit voor grote klanten en weer een mogelijkheid om te integreren met een derde partij, waarbij optimaal gebruik wordt gemaakt van de kennis en expertise die een expediteur kan bieden om de logistieke bevoorrading van projecten en auto’s te faciliteren.
Optiecodes
LPM201, LPM201C9, MAG110, MAG111, MAG300, MAG300C5, MA300C6, MAG993, MAG994, UVS993, INK008, INK018,