Basisfunctionaliteit Calculatie

Stap 1 — Maak een calculatie-/offerteaanvraag aan (CLC 131)

Ga naar Registratie klantenaanvraag (CLC 131).

1. Nieuwe aanvraag maken

• Klik Toevoegen voor een nieuwe calculatie.

• Of gebruik Dupliceren als je een bestaande calculatie als basis wilt gebruiken (handig bij “zelfde type werk, andere klant/locatie”).

2. Belangrijkste velden

• Calculatienummer (8 posities): volg jullie interne nummerafspraak (jaartal/vestiging/afdeling etc.).

• Naam calculatie: wordt later vaak ook projectnaam als het opdracht wordt.

• Offertenummer: start vaak op 0, max. tot ca. 50.000 (dus meerdere offertes onder één project kan prima).

• Omschrijving offerte: handig als je meerdere offertes wil maken voor 1 klus (bijv. “HEMA beveiliging” en “HEMA elektra”).

3. Referentie (optioneel maar krachtig)
Zet Referentie = Ja als je wilt koppelen aan een andere calculatie (bijv. “klantafspraken”).
Dan neemt ActoProject o.a. over:

• staartkosten

• uurtarieven

• poststructuur

• én artikelprijzen uit die referentie (als het artikel daar voorkomt)

Praktijktip (installatiebranche): heb je met een grote klant vaste prijsafspraken voor bepaalde materialen? Maak dan één “referentie-begroting” en koppel nieuwe calculaties hieraan.

4. Vestiging / afdeling / type

• Vestiging + afdeling: afdeling wordt later vaak de kostenplaats in het project.

• Calculatietype: meestal postofferte.
  (Gelaagd/WBS alleen als je echt met bouwdelen/systeemdelen/laagstructuur werkt.)

• Tariefcode: bepaalt welke uurtarieven gebruikt worden (als je bedrijf dat gebruikt).

5. Relatie (klant) koppelen

• Zoek klant via F3.

• Bestaat de klant nog niet? Gebruik NAW om de relatie aan te maken.

• Koppel eventueel ook een contactpersoon (ook via NAW).

6. Data die je later helpt

• Datum aanvraag

• Inleverdatum calculatie: handig voor je “wie moet ik wanneer nabellen”-lijst (ook terug te vinden via zoekbox).

7. Opslaan + (optioneel) offertestructuur kopiëren
Bij opslaan kan de vraag komen: “Kopiëren offertestructuur?”

• Wil je een template gebruiken (postindeling, staartkosten, uurtarieven)? Vul het calculatienummer van de template in.

• Wil je het niet? Escape.

Stap 2 — Offerteposten (hoofdstukken) aanmaken

In dezelfde flow leg je offerteposten vast (hoofdstukken).

Minimaal 1 hoofdstuk is verplicht.
Meer hoofdstukken = nettere offerte met totalen per onderdeel (bijv. “Begane grond”, “1e verdieping”, “Algemeen”).

Per post kun je invullen:

• Omschrijving (bijv. “Beveiliging winkel”)

• Verkorte zoeknaam (max. 10 posities)

• Optioneel: Bouwdeel en/of Systeemdeel

  • Systeemdelen (bijv. Beveiliging, Elektra, Ventilatie) kunnen later helpen bij omzetten naar projectactiviteiten.

Stap 3 — Calculatieregels invoeren (CLC 078)

Klik rechts op Calculatieregels → CLC 078.

Weergave tip

• Via Boom kun je de indeling aanpassen (per bouwdeel/post).
  Voor een simpele offerte is “kale posten” vaak het prettigst.

3A. Materiaalregel (meest gebruikt)

• Kies Toevoegen → Materiaal

• Vul artikelcode in óf zoek via:

  • F3 (zoeken)

  • Uitgebreid zoekmenu / zoekbox (handig bij grote artikelbestanden)

Daarna kun je:

• Aantal invullen (bijv. 4 camera’s)

• Eventueel bewerking/normtijd toevoegen (bijv. 0,5 uur montage per camera)

• Urensoort koppelen (bijv. Montage)

Profiel-view (intern/extern)

• Via Profiel kun je switchen tussen interne view, externe view of totale view (intern + extern naast elkaar).

3B. Receptregel (materiaal + arbeid bundel)

• Kies Toevoegen → Recept

• Selecteer recept uit de receptenbibliotheek

• Via knop Recept kun je inkijken

• Via Kopierrecept kun je het recept voor déze calculatie aanpassen (bibliotheek blijft origineel)

Praktijktip: ideaal voor standaard installatiewerk (bijv. “rookmelder-set”, “wandgoot + bevestiging”, “kleine verdeelinrichting”) waar je altijd dezelfde mix van materiaal en uren hebt.

3C. Projectmateriaal (eenmalig, vrij te prijzen)

• Kies Toevoegen → Projectmateriaal (P)

• Selecteer een “dummy” projectmateriaal en vul:

  • leverancier (mag ook fictief)

  • aantallen/eenheid

  • interne prijs (en eventueel afwijkende externe prijs)

  • omschrijving (bijv. “Testen camera’s / inbedrijfstellen”)

3D. Opslagregel (percentageopslag)

• Kies Toevoegen → Opslagregel / percentageregel

• Geef aan:

  • van regel X t/m regel Y

  • percentage intern en extern

• Let op de volgorde: zet opslagregels logisch, anders telt je opslag ineens niet over de juiste regels.

Stap 4 — Snel vullen met Databox (kopiëren uit andere calculaties)

Via Databox kun je regels uit een andere calculatie of favoriet “overslepen/kopiëren”.

• Zoek standaardcalculatie / favoriet

• Selecteer regels (Ctrl / Shift / Ctrl+A)

• Sleep (rechtsmuis) naar je calculatie

Tip: dit werkt extra fijn met 2 schermen.

Stap 5 — Actualiseren van prijzen/leveranciers/tarieven

Je kunt actualiseren via de knop of door opdracht Actualiseren.

In het actualiseren-scherm kun je kiezen wat je wilt bijwerken, zoals:

• voorkeursleverancier

• prijzen (intern/extern/beide)

• uurtarieven en normtijden

• (optioneel) teksten resetten

Let op bij dupliceren: de prijspijldatum kan meegekopieerd worden uit de oude calculatie. Controleer die dus altijd.

Stap 6 — Seriegewijs wijzigen (bulk aanpassen)

In Speciaal wijzigen kun je in één keer zaken aanpassen, bijvoorbeeld:

• korting/opschlag op materiaalregels

• materialen vervangen

• aantallen/velden seriegewijs bijwerken

Handig als je bijvoorbeeld na onderhandeling “5% extra korting” over alle materialen wilt verwerken.

Stap 7 — Controle op het Eindblad (CLC 435)

Ga naar Eindblad (CLC 435) voor het totaaloverzicht:

• totale interne en externe bedragen

• opslag/staarten/uurloon-overzichten

• marge / toegevoegde waarde

• aangeboden bedrag vs. berekende prijs

Extra onderdelen vanaf het eindblad:

• GBC (grensbedragcategorie): standaard opslag op materiaal per staffel

• Lonen (CLC 510): uurtarieven en urenoverzicht (en tarief aanpassen voor deze calculatie)

• Startkosten/staarten: opsplitsen in categorieën (projectkosten, winst/risico, etc.) en grondslag kiezen (materiaal, uren, onderaanneming…)

• Netto stelposten: stelposten opnemen die wel/niet meetellen intern/extern

Praktijktip: zet “projectleiding/werkvoorbereiding” bewust neer:

• als urenregel in een post (transparanter), of

• als staartkost vast bedrag (sneller, maar let op kostensoort/grondslag).

Stap 8 — Afdrukken / rapporteren

Er zijn 2 veelgebruikte routes:

1. CLC 404 (klassieke externe afdruk + evt. samenvoegen met Word-sjabloon/brief)

2. Vanuit Eindblad → Rapporteren: veel gebruikt om een nette (PDF) afdruk te genereren (intern/extern varianten)

Stap 9 — Status wijzigen en omzetten naar project (CLC 137)

Ga naar Calculatiestatus (CLC 137) en zet de status naar bijv.:

• Offerte uitgebracht

• Schriftelijke opdracht (dan kan de administratie er een echt project van maken in PRM 202)

Bonus: je kunt ook alvast kijken hoe het in de voorcalculatie terechtkomt (CLC 434 werd genoemd).